Metà del lavoro dello studio è rincorrere documenti
Solleciti scritti a mano, scadenze su tre calendari diversi, ore ricostruite a memoria a fine mese. Sono attività che non richiedono competenza professionale ma consumano il tempo di chi ce l'ha. Si automatizzano, una alla volta.
Che cosa deve fare un software per studio professionale
Deve tenere insieme quattro cose che oggi vivono separate: le pratiche con i loro documenti, le scadenze con un responsabile assegnato, le ore lavorate su ciascuna pratica e i documenti da ottenere dal cliente, con i solleciti che partono da soli. Il software contabile o dei dichiarativi resta dov'è: quello che manca è il livello che lo collega al lavoro quotidiano.
- • Per chi: commercialisti, consulenti del lavoro, avvocati, studi tecnici
- • Si integra con i software esistenti, non li sostituisce
- • Dati e accessi intestati allo studio, non al fornitore
- • Perugia e Umbria di persona, Italia da remoto
Dove se ne va il tempo, ogni settimana
Documenti che non arrivano
Metà del lavoro di uno studio è rincorrere i clienti per avere fatture, visure, contratti e firme. Ogni sollecito è una mail scritta a mano da qualcuno che potrebbe fare altro.
Scadenzario sparso
Adempimenti, rinnovi, udienze e depositi vivono tra software diversi, calendari personali e promemoria mentali. Basta un passaggio non registrato per accorgersene tardi.
Ore lavorate ricostruite a memoria
Chi fattura a tempo compila il timesheet a fine mese, e i numeri non tornano mai. Il risultato è fatturato che non viene mai emesso.
Fascicoli su cartelle condivise
Ogni pratica ha documenti, corrispondenza, versioni e note. Se vivono in cartelle nominate a modo di ciascuno, il passaggio tra colleghi perde tempo e informazioni.
Nessuna visibilità sulla redditività
Quale tipo di pratica rende davvero e quale assorbe ore senza margine? Senza ore e onorari nello stesso posto è una domanda senza risposta.
Riservatezza e accessi
Dati sensibili di clienti e controparti richiedono accessi per ruolo e tracciamento. Una cartella condivisa con tutti non è un sistema di permessi.
Cosa costruisco, nell'ordine
Si parte dalla raccolta documenti perché è l'attività manuale più frequente e più facile da eliminare.
Raccolta documenti automatizzata
Il sistema sa quali documenti servono per ogni pratica, li chiede al cliente, sollecita da solo a intervalli definiti e segna cosa manca. È l'intervento che libera più ore di segreteria.
Scadenzario unico con avvisi
Adempimenti, rinnovi e termini in un solo calendario, con avviso al responsabile e non a una casella generica. Le scadenze ricorrenti si generano da sole.
Fascicolo digitale per pratica
Documenti, corrispondenza, stato e note collegati alla pratica, con struttura uguale per tutti e ricerca immediata. Il passaggio tra colleghi smette di essere un colloquio.
Registrazione delle ore senza attrito
Timesheet compilabile in pochi secondi, collegato alla pratica, con riepilogo automatico a fine mese pronto per la fatturazione.
Prima risposta alle richieste in arrivo
Assistente che raccoglie dati e motivo del contatto da sito, email o WhatsApp, classifica e assegna alla persona giusta. Nessuna consulenza automatica: solo smistamento e appuntamenti.
Dashboard su pratiche e redditività
Pratiche aperte per tipologia, ore assorbite, onorari e scadenze a rischio. Pochi indicatori, aggiornati senza lavoro manuale.
Progetti con la stessa struttura
Gestionale ferie e approvazioni — richieste con ruoli, reparti, flussi di approvazione, notifiche e storico tracciato. Stessa logica di una pratica che cambia stato e deve arrivare alla persona giusta.
Automazione lead da sito a CRM — richieste validate, classificate, assegnate e seguite da follow-up automatici, senza che nessuno le ricopi a mano.
I casi completi sono neicase study. Per la scelta tra prodotto standard e sviluppo su misura c'è la guidasoftware gestionale su misura o standard, mentre la pagina di servizio èsoftware su misura.
Domande frequenti sugli studi professionali
Devo abbandonare il software che uso per contabilità o pratiche?+
No. Contabilità, dichiarativi e adempimenti restano dove sono: sono ambiti normati, aggiornati dal fornitore, e sostituirli non ha senso. Quello che si aggiunge è ciò che manca — raccolta documenti, scadenzario unico, fascicolo digitale, ore e dashboard — collegato al software esistente tramite API o flussi di automazione.
Vale per commercialisti, avvocati o consulenti?+
Vale per tutti gli studi che lavorano per pratiche e scadenze: commercialisti, consulenti del lavoro, avvocati, studi tecnici e società di consulenza. Cambiano i nomi — fascicolo, pratica, commessa — ma i problemi sono gli stessi: documenti che non arrivano, scadenze sparse e ore non registrate.
Come vengono protetti i dati dei clienti?+
Con accessi per ruolo, tracciamento di chi apre cosa, cifratura e infrastruttura di cui conosci la collocazione. In un progetto su misura il database e gli accessi restano intestati allo studio, non al fornitore: è una differenza sostanziale rispetto a una piattaforma in abbonamento.
Quanto tempo serve per vedere un risultato?+
Il blocco raccolta documenti più solleciti automatici entra in produzione in poche settimane e il risparmio si vede subito, perché sostituisce un lavoro che oggi qualcuno fa a mano ogni giorno. Scadenzario e fascicolo digitale richiedono prima di mettere ordine nella nomenclatura delle pratiche, e quella fase dipende dallo studio.
Quanto costa?+
Un primo processo automatizzato parte da 690€, un gestionale o CRM su misura da 1.990€, anche a rate mensili senza interessi. Il preventivo esatto arriva dopo una call gratuita di 20 minuti in cui guardiamo come si apre e si chiude una pratica oggi.
Lavorate solo con studi dell'Umbria?+
Di persona seguo studi di Perugia e dell'Umbria, da remoto lavoro in tutta Italia. Per questo tipo di progetti il lavoro è quasi interamente da remoto: servono una call iniziale e accesso agli strumenti attuali.
Parliamo di pratiche e scadenze
Rispondo personalmente e ti dico subito se posso aiutarti.