Confrontare un CRM standard con uno sviluppato su misura
Prima di scegliere una piattaforma, prendi una delle ultime richieste ricevute e ricostruisci cosa è successo fino alla risposta al cliente. Chi poteva vedere il preventivo? Chi doveva richiamare? Quale passaggio è rimasto su un foglio o in una chat?
Prova lo stesso percorso in un prodotto standard. Se riesci a rappresentare ruoli, scadenze e attività con la configurazione disponibile, puoi partire da lì. Uno sviluppo personalizzato diventa interessante quando il team deve tenere in parallelo un secondo archivio o riscrivere le stesse informazioni in più programmi. Per il confronto iniziale c’è la guida Excel o CRM per PMI.
Funzioni e integrazioni da verificare
- Contatti e trattative. Un referente può cambiare azienda. La stessa azienda può avere più offerte aperte. Verifica che un aggiornamento non cancelli la storia precedente.
- Permessi. Un commerciale deve poter lavorare sui propri clienti. Chi coordina il reparto deve vedere le attività senza dover usare l’account di un collega.
- WhatsApp, email e sito. Per ogni canale decidi quando creare una richiesta e come riconoscere una conversazione già collegata a una trattativa. Come integrare WhatsApp con il CRM.
- Gestionale e amministrazione. Chiarisci quale sistema conserva il dato originale e chi interviene quando una sincronizzazione fallisce.
Migrare e collaudare
Prima dell’avvio scegli un campione che comprenda un duplicato, due trattative dello stesso cliente e un richiamo in scadenza. Verifica il risultato insieme a chi aggiorna il CRM ogni giorno. La checklist di migrazione da Excel include una mappa dei campi e i criteri per fermare l’importazione.
Valutare costi e risultato
Confronta sviluppo o configurazione, migrazione, formazione, canoni e gestione delle integrazioni sullo stesso periodo. Prima della consegna annota quante richieste restano senza referente e quanti richiami scadono. Ripeti il conteggio dopo l’avvio mantenendo le stesse definizioni. Per preparare il budget puoi leggere da cosa dipende il costo di un CRM su misura.