Risposta diretta: un CRM gratuito esiste, ma è gratuito fino a un certo punto. I piani free di HubSpot, Zoho CRM e Bitrix24 non scadono e bastano per iniziare; i CRM open source come Odoo Community e SuiteCRM non hanno costo di licenza ma vanno installati e mantenuti. Il costo arriva quando aggiungi persone, superi un numero di contatti, ti servono automazioni o devi collegare il CRM a WhatsApp, al sito e al gestionale. Se gestisci ancora i clienti su Excel, anche quello può funzionare per qualche mese, con le colonne giuste.
Sono Andrea Baglioni, sviluppo CRM su misura e integrazioni per PMI e professionisti a Perugia e in tutta Italia. Qui trovi un confronto onesto delle opzioni gratuite, comprese quelle che non costruisco io.
Cosa deve fare un CRM, anche gratuito
Prima di confrontare i prodotti, ricorda a cosa serve un CRM in una piccola azienda:
- un’anagrafica unica dei clienti e dei potenziali clienti, con la fonte da cui arrivano;
- uno stato per ogni trattativa (nuovo contatto, preventivo inviato, in attesa, vinto, perso);
- la prossima azione con una data, così nessuno resta senza risposta;
- lo storico di chiamate, email e messaggi, visibile a tutto il team;
- qualche numero: quanti contatti arrivano, quanti preventivi diventano clienti, da quale canale.
Un CRM gratuito che fa bene queste cinque cose vale più di uno a pagamento usato a metà.
I CRM con piano gratuito
I limiti dei piani gratuiti cambiano spesso: quelli che trovi qui sono aggiornati a ottobre 2026 e vanno sempre ricontrollati sulle pagine prezzi ufficiali.
| CRM | Cosa offre gratis | Dove si ferma | Adatto a |
|---|---|---|---|
| HubSpot CRM | anagrafica, pipeline, attività, moduli, email collegata; non scade | limiti su utenti, contatti e automazioni, marchio HubSpot su email e moduli; le funzioni avanzate sono nei piani a pagamento per utente | 1-2 persone che vogliono uno strumento completo e semplice |
| Zoho CRM | edizione gratuita senza scadenza fino a 3 utenti | spazio e record limitati, niente automazioni avanzate e report evoluti | piccolo team commerciale |
| Bitrix24 | piano gratuito con utenti illimitati, CRM di base, attività, chat, calendario, spazio di archiviazione limitato | funzioni avanzate e più spazio nei piani a pagamento; interfaccia densa perché fa molte cose | team che vuole CRM e collaborazione nello stesso posto |
I CRM open source
| CRM | Cosa è | Cosa serve |
|---|---|---|
| Odoo Community | versione open source di Odoo, con CRM e molti altri moduli (vendite, magazzino, fatturazione) | un server, installazione, aggiornamenti; alcune funzioni sono solo nella versione Enterprise a pagamento |
| SuiteCRM | CRM open source maturo, molto configurabile | un server e qualcuno che lo configuri; interfaccia meno moderna |
Gratis non vuol dire senza costi: il tempo di chi installa, configura, aggiorna e fa i backup è il vero prezzo. Per un’azienda senza nessuno con competenze tecniche, un piano gratuito in cloud è quasi sempre più semplice.
CRM gratuito su Excel o Google Sheets
Se oggi i contatti stanno tra rubrica, WhatsApp e post-it, un foglio ben fatto è già un passo avanti. Colonne consigliate:
| Data | Nome | Azienda | Telefono | Fonte | Richiesta | Stato | Valore stimato | Prossima azione | Data prossima azione | Responsabile | Note |
|---|
Regole per non rovinarlo:
- una riga per contatto, mai celle unite;
- valori fissi per Fonte e Stato, con un menu a tendina (convalida dati), così puoi filtrare e contare;
- la colonna “Data prossima azione” ordinata ogni mattina: è il tuo elenco di cose da fare;
- un solo file condiviso, mai copie per persona.
Il foglio regge finché lo aggiorna una persona e i contatti sono poche decine al mese. I segnali che non basta più sono in Excel o CRM per una PMI.
Quando il gratuito smette di bastare
I motivi per cui le piccole aziende passano a pagamento sono quasi sempre gli stessi:
- più persone del limite del piano;
- più contatti del limite, spesso dopo aver importato la vecchia rubrica;
- automazioni: richiamo automatico dei preventivi, promemoria, assegnazione dei contatti;
- integrazioni: WhatsApp, modulo del sito, e-commerce, gestionale, fatturazione;
- marchio del fornitore su email e moduli che non vuoi mostrare ai clienti;
- report per capire da quale canale arrivano i clienti.
Prima di passare al piano a pagamento, fai il conto su tre anni: costo per utente moltiplicato per le persone che lo useranno, più i moduli che ti serviranno. È lì che spesso un CRM su misura, senza costo per utente, diventa competitivo.
Quando conviene un CRM su misura
Un CRM su misura conviene quando:
- il tuo modo di vendere non entra nelle pipeline standard (commesse, sopralluoghi, preventivi a più versioni, agenti sul territorio);
- devi collegarlo a strumenti che i CRM standard non supportano bene, come un gestionale italiano o WhatsApp con il passaggio tra bot e operatore;
- il costo per utente dei piani a pagamento cresce più del fatturato;
- vuoi che codice e dati siano tuoi, senza dipendere dalle scelte di prezzo di un fornitore.
Il mio CRM su misura parte da 129 € al mese di canone (hosting, backup, aggiornamenti e supporto) più uno sviluppo da 1.990 €, anche in 5 rate senza interessi; con la fatturazione annuale paghi dieci canoni invece di dodici. Il dettaglio dei costi è in quanto costa un CRM su misura, e per chi vende con agenti c’è un confronto dedicato in CRM per agenti di commercio.
Spesso però la scelta giusta è un CRM gratuito ben configurato, collegato al resto con un’automazione: costa meno e si fa in pochi giorni. In una call gratuita di 20 minuti ti dico quale delle strade conviene a te. Scrivimi dai contatti o su WhatsApp.
Per approfondire: CRM e WhatsApp per PMI e gestionale per piccola impresa.
Domande frequenti
Esiste un CRM davvero gratuito?
Sì, in due forme. I piani gratuiti dei CRM in abbonamento, come HubSpot, Zoho CRM e Bitrix24, non scadono ma hanno limiti su utenti, contatti, automazioni o spazio. I CRM open source, come Odoo Community o SuiteCRM, non hanno costo di licenza ma vanno installati e mantenuti su un server. In entrambi i casi il costo arriva quando cresci o quando serve qualcuno che configuri e mantenga il sistema.
Qual è il miglior CRM gratuito per una piccola azienda?
Dipende da quante persone lo usano e da cosa ti serve. Per una o due persone che vogliono un CRM completo e facile, il piano gratuito di HubSpot è il punto di partenza più comune. Per un piccolo team commerciale fino a tre persone c’è Zoho CRM. Per un team più grande che vuole anche attività e chat, Bitrix24. Se il tuo processo è particolare, nessuno dei tre lo segue bene senza adattamenti.
Si può usare Excel come CRM?
Sì, all’inizio. Un foglio Excel o Google Sheets con colonne fisse per contatto, fonte, stato, prossima azione e data funziona finché lo aggiorna una persona sola e i contatti sono poche decine al mese. Quando più persone lavorano sullo stesso file, servono promemoria automatici o storico delle conversazioni, è il momento di passare a un CRM.
Quando conviene passare a un CRM a pagamento o su misura?
Quando superi i limiti del piano gratuito su utenti o contatti, quando ti servono automazioni come i richiami dei preventivi, quando devi collegare il CRM a WhatsApp, al sito o al gestionale, o quando il tuo modo di vendere non entra nelle pipeline standard. Il su misura conviene se il processo è specifico o se il costo per utente dei piani a pagamento cresce più del fatturato.
I dati in un CRM gratuito sono al sicuro?
I fornitori più noti offrono standard di sicurezza seri, ma devi verificare dove sono conservati i dati, se c’è un accordo sul trattamento dei dati personali per il GDPR e come esporti tutto se vuoi cambiare. Nei CRM open source installati da te la sicurezza dipende da server, aggiornamenti e backup.
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