Hai scelto un CRM e vuoi spostare il foglio dei clienti. Prima di importarlo, chiedi al commerciale di indicarti una trattativa che deve richiamare domani. Nel nuovo sistema dovrà ritrovare il cliente, il referente, il preventivo aperto e quella stessa scadenza. Questa è una prova più significativa del messaggio «importazione completata».
Se la scelta del CRM è ancora aperta, trovi una guida dedicata al confronto tra Excel e CRM per PMI. Qui partiamo dal passaggio successivo, quando serve decidere come trasferire il lavoro senza perdere gli appuntamenti già presi.
Prima di caricare il file, separa contatti e trattative
Una riga Excel può contenere insieme i dati di un’azienda, il telefono di un referente e l’ultimo preventivo. Se quella stessa azienda ha chiesto due offerte, un’importazione basata sul nome può sovrascrivere la prima. Individua cosa rappresenta ogni riga e scegli un identificativo stabile per ciascuna entità. Se il foglio ne è privo, assegnalo su una copia di lavoro e conserva la corrispondenza con la riga di origine.
Esempio dimostrativo. Il foglio contiene due righe dell’azienda fittizia «Officina Esempio», relative a una fornitura e a una manutenzione. Il risultato atteso nel CRM è una scheda azienda con due trattative distinte, ciascuna con la propria attività.
| Dal foglio al CRM | Controllo da eseguire |
|---|---|
| Codice azienda → ID azienda | Le righe con lo stesso codice puntano alla stessa azienda. |
| Codice offerta → ID trattativa | Due offerte della stessa azienda restano separate. |
| Referente → Utente assegnatario | I nomi non riconosciuti finiscono nella lista da correggere. |
| Data richiamo → Scadenza | Per il valore ambiguo “03/04”, verifica sul foglio se si intende il 3 aprile. |
| Note → Nota di trattativa | La nota dell’offerta di manutenzione resta nella trattativa corretta. |
Se trovi due omonimi, non unire le schede soltanto perché il nome coincide. Anche un indirizzo generico di amministrazione può essere condiviso da più persone. Metti i casi ambigui in un elenco con il riferimento alla riga originale e falli decidere a chi conosce il portafoglio clienti.
Prova l’importazione su un campione difficile
Prepara una copia circoscritta del foglio e usa un ambiente di prova con accessi limitati. Nel campione inserisci una scheda completa, due trattative della stessa azienda, una data mancante, un assegnatario assente e un duplicato da verificare. Disattiva gli invii automatici e i promemoria verso destinatari reali prima del test.
- Registra quanti clienti, trattative e attività ti aspetti dal campione. Conta separatamente le righe che hai deciso di scartare.
- Importa prima le aziende, poi collega contatti, trattative e attività tramite gli identificativi concordati.
- Apri una trattativa insieme al commerciale. Deve poter risalire all’azienda e vedere a chi spetta il prossimo richiamo.
- Ripeti l’importazione del medesimo campione in prova. Se compaiono nuove copie, correggi il criterio di aggiornamento prima di passare al file completo.
Checklist di collaudo prima di cambiare strumento
- Totali e scarti. Chi prepara i dati confronta i totali per entità. Ogni differenza deve corrispondere a uno scarto documentato.
- Richiami. Il commerciale controlla le prossime attività. Fermati se una scadenza aperta è assente o assegnata alla persona sbagliata.
- Permessi. Il responsabile del reparto prova un normale account commerciale. Deve vedere tutte le proprie trattative e non riuscire ad aprire quelle riservate agli altri.
- Secondo caricamento. Chi configura il CRM ripete il test. Lo stesso file non deve generare nuove aziende o attività.
Concorda chi può dare il via al passaggio. Conserva una copia recuperabile dei dati iniziali e prova a ripristinarla nell’ambiente di test. Pianifica una finestra in cui il vecchio foglio diventa di sola lettura. Se nel frattempo arrivano richieste, una persona le registra in un elenco temporaneo e le verifica al termine. Se un controllo essenziale fallisce, fermati prima di aprire il CRM al team. Rivaluta anche le modifiche arrivate durante la finestra prima di riprendere sul vecchio sistema.
Cosa chiedere a chi farà la migrazione
Fatti consegnare la mappa dei campi, l’elenco delle eccezioni e l’esito delle prove. Chiarisci chi correggerà i dati incompleti e chi seguirà il commerciale quando inizierà a lavorare nel CRM.
Se devi valutare anche la configurazione del nuovo sistema, trovi i dettagli del servizio CRM su misura per PMI. Per un primo confronto puoi descrivermi le colonne del foglio e il passaggio che ti preoccupa, senza inviare l’anagrafica dei clienti. Descrivi la tua migrazione.