Per chiedere un preventivo per un software su misura, scegli una pratica che la tua azienda svolge davvero. Scrivi chi la apre, quali dati usa e da cosa si capisce che è conclusa. Una richiesta come «ci serve un portale ordini» lascia al fornitore decisioni importanti. Il cliente deve poter cambiare un ordine già confermato? Chi controlla il prezzo? Le risposte cambiano il lavoro da quotare.
Puoi preparare la prima bozza con il responsabile del reparto e con una persona che svolge quella pratica. Usa l’esempio qui sotto come traccia. Per gli allegati bastano una schermata con dati fittizi e un documento vuoto.
Un esempio compilato per un portale ordini
Questo è un esempio dimostrativo. Una PMI vuole permettere ai rivenditori di inserire ordini che oggi il commerciale riceve per email.
| Voce da descrivere | Esempio di requisito |
|---|---|
| Chi usa il sistema | Il rivenditore vede i propri ordini. L’ufficio commerciale vede quelli dei rivenditori assegnati. |
| Cosa avvia il lavoro | Il rivenditore seleziona un prodotto dal proprio listino e indica la quantità. |
| Dati necessari | Codice prodotto, quantità, destinazione e riferimento dell’ordine del rivenditore. |
| Cosa accade dopo | L’ufficio commerciale riceve la richiesta. Può confermarla o rimandarla al rivenditore con una nota. |
| Eccezione da gestire | Se un prodotto è stato disattivato dopo la creazione della bozza, il portale segnala la riga da correggere e conserva le altre. |
| Confine della prima versione | Il commerciale esporta gli ordini confermati in CSV. Il collegamento diretto al gestionale viene valutato separatamente. |
| Come si accetta la consegna | In prova, il rivenditore invia un ordine e ne legge la conferma. Accedendo con un altro account non può aprire lo stesso ordine, neppure dal suo indirizzo diretto. |
L’ultima riga serve già nella richiesta di preventivo. Se il fornitore prevede un solo tipo di utente, il confronto sul collaudo lo fa emergere prima dello sviluppo.
Come descrivere un’integrazione ancora da verificare
«Colleghiamo il gestionale» può voler dire importare un file una volta al giorno oppure aggiornare ordini e disponibilità in entrambe le direzioni. Annota il nome del programma e chi lo gestisce. Indica quali dati devono passare, in quale direzione e cosa deve fare il personale se il trasferimento fallisce.
Se manca la documentazione del gestionale, chiedi di distinguere la verifica tecnica dall’eventuale sviluppo. Nel portale dell’esempio si può quotare l’esportazione CSV, precisare il formato richiesto e lasciare aperta l’integrazione finché il fornitore del gestionale non conferma gli accessi disponibili.
Come confrontare offerte che sembrano simili
Immagina due offerte per quello stesso portale. La prima include i permessi per rivenditore e l’esportazione CSV. La seconda propone anche una sincronizzazione notturna ma lascia al cliente il caricamento dei listini. La differenza riguarda anche chi dovrà fare il lavoro ogni mese.
Per ciascuna offerta annota:
- Avvio. Chi importa prodotti e listini? Chi corregge le righe che l’importazione scarta?
- Consegna. Sono compresi l’ambiente di prova, il collaudo dei permessi e le correzioni se la prova fallisce?
- Gestione. Quali voci ricorrono dopo l’avvio? Chi interviene se un ordine non passa al gestionale?
- Uscita. Come ottieni i dati, la documentazione e gli accessi se cambi fornitore?
Chiedi una risposta scritta per le voci rimaste aperte. Potrai confrontare il costo iniziale, i costi ricorrenti e il lavoro che resta a carico del tuo personale.
Una traccia da copiare nella richiesta
Oggi [ruolo] riceve [richiesta] tramite [canale]. Per completarla usa [strumenti]. Il passaggio che rallenta il lavoro è [passaggio]. La prima versione deve permettere a [utente] di [azione]. Considereremo concluso il lavoro quando potremo verificare [prova]. Possiamo fornire [esempio senza dati personali]. Vogliamo quotare separatamente [estensione].
Se stai ancora scegliendo tra un prodotto disponibile e uno sviluppo dedicato, parti dalla guida al confronto tra gestionale standard e su misura. Se hai già individuato il processo, puoi vedere come seguo un progetto di sviluppo software. Per parlarne, basta descrivermi un passaggio che oggi il tuo team fa a mano. Richiedi un preventivo software scritto.