In un’officina o in una carrozzeria il telefono squilla quando le mani sono sotto un’auto. I clienti non cercano lunghe conversazioni: vogliono sapere se la macchina è pronta, quanto costa il tagliando, se puoi prenderla giovedì. Sono domande brevi, quasi sempre ripetute, e se nessuno risponde finiscono in un’altra officina.
Un assistente su WhatsApp serve a rispondere a queste richieste e a farti arrivare, per tutto il resto, una scheda già compilata. Gli esempi sono costruiti per mostrare il flusso: non sono casi reali di clienti.
Le richieste che arrivano più spesso
- “A che punto è la mia auto?” È la più frequente e la più semplice da automatizzare, ma solo se lo stato è scritto da qualche parte.
- “Quanto costa il tagliando / il cambio gomme?” Vale per i lavori standard, con una fascia indicativa scritta da te.
- “Potete guardarmi un graffio / un’ammaccatura?” Il cliente manda una foto e vuole un numero.
- “Quando posso portarla?” Disponibilità e prenotazione.
- “Mi fate il preventivo per l’assicurazione?” Richiede documenti e una persona.
Cosa deve chiedere l’assistente
Per ogni richiesta, i dati sono sempre quelli:
- Nome e recapito.
- Auto: marca, modello, anno e targa.
- Cosa serve: tagliando, guasto, carrozzeria, gomme.
- Foto, se si tratta di un danno.
- Quando vuole portarla, con due o tre opzioni.
Così quando prendi in mano la richiesta non devi ricominciare da “che auto ha?”.
Esempio: richiesta di preventivo per un danno
Cliente: Buongiorno, ho un graffio sul paraurti posteriore, quanto viene a sistemarlo? Assistente: Buongiorno, sono l’assistente automatico della carrozzeria. Il prezzo dipende dal danno, lo valuta Paolo. Mi manda una foto da vicino e una dell’intera parte posteriore? Mi dice anche marca, modello e anno dell’auto? Cliente: (invia foto) Fiat Panda 2018. Assistente: Grazie, ho passato tutto a Paolo, che le risponde con una valutazione. Se vuole portarla per un controllo, mi dice che giorno le farebbe comodo?
Nessun prezzo dato a caso. La risposta è rapida e tu hai in mano foto, modello e disponibilità.
Esempio: stato della riparazione
Cliente: La mia macchina è pronta? Assistente: Controllo. Mi dice la targa o il suo nome? Cliente: AB123CD Assistente: La pratica risulta in fase di verniciatura. Appena è pronta le scriviamo qui. Se vuole parlare con Paolo, scriva “operatore”.
Questa risposta funziona solo se lo stato è in un gestionale o in un foglio che il personale aggiorna. Se non c’è, l’assistente non deve inventare: dice che chiede in officina e ti manda una notifica. Prima di mettere un assistente che risponde sullo stato, serve quindi che lo stato sia scritto in un posto. È una condizione, e spesso è la parte più utile del progetto: poche officine hanno un elenco aggiornato delle auto in lavorazione.
Promemoria per tagliando e revisione
I promemoria hanno senso per i clienti che li accettano: il costo è per messaggio e i messaggi che parti tu a mandare richiedono template approvati. Con le regole giuste (consenso, frequenza bassa, un solo messaggio utile) sono una delle cose che riportano più clienti, perché arrivano nel momento in cui servono. Come funzionano costi e template lo spiego nella guida alla WhatsApp Business API.
Cosa non deve fare l’assistente
- Dare un prezzo da una foto. Un graffio può nascondere un danno più grande.
- Dire “è pronta” senza controllare. Meglio una risposta lenta di una sbagliata.
- Promettere una data di consegna che non dipende da lui.
- Fingersi una persona. Dichiara di essere un assistente automatico e permette sempre di parlare con qualcuno.
Quanto costa
L’assistente WhatsApp che configuro parte da 990 € di configurazione, anche in 3 rate da 330 €, più 129 € al mese; WhatsApp e AI si pagano a consumo, al costo. Se vuoi che legga lo stato delle riparazioni da un gestionale, il collegamento va valutato: dipende da cosa usi oggi. Per un’officina che lavora ancora su carta o su un foglio, a volte il primo passo è proprio un gestionale su misura semplice, prima dell’assistente.
Trasparenza e consenso valgono qui come ovunque: lo spiego nell’articolo sull’AI Act per le PMI.
Se vuoi vedere come funzionerebbe nella tua officina, scrivimi su WhatsApp.
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